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Reisekosten und Sachbezüge

Was sind Sachbezüge und welche Leistungen kann ein Arbeitnehmer bei einer Dienstreise in die Reisekostenabrechnung aufnehmen?

Was sind Sachbezüge und gehören übernommene Reisekosten auch dazu?

Wer von seinem Arbeitgeber auf eine Dienstreise geschickt wird, bekommt in der Regel sämtliche Reisekosten, die dem Unternehmen dienen, erstattet. Zudem steht dem Arbeitnehmer ein täglicher Verpflegungsmehraufwand (bei Auslandsreisen = siehe Auslandspauschale 2019) zu, der je nach Reiseziel variiert. In jedem Land hängt die Summe der sogenannten Spesen von der Dauer der geschäftlich bedingten Abwesenheit ab. So stehen einem Angestellten während einer Dienstreise im Inland ab acht bis 24 Stunden zwölf Euro und ab 24 Stunden 24 Euro pro Tag zu. Wenn nötig, übernimmt der Arbeitgeber obendrein auch die Kosten für eine Übernachtung im Hotel. Laut der gesetzlichen Regelung, die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) festlegt, gehören die Pauschbeträge der Reisekosten nicht zur Kategorie "Sachbezüge".

Sachbezüge sind hingegen alle Güter oder Dienstleistungen, die ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als Bonus zur Verfügung stellt und die kein Bargeld sind. Das kann zum Beispiel die private Nutzung eines Dienstwagens, das freie Wohnen in einer Dienstwohnung oder ein Sachgeschenk sein. Auch die kostenlose oder verbilligte Verpflegung in der hauseigenen Kantine ist ein Sachbezug. Sachbezüge haben den Vorteil, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter finanziell unterstützen kann, ohne dass er Steuerabgaben leisten muss. Das wäre bei einer Erhöhung des Bruttolohns anders. Gleichgültig, welche Aufmerksamkeiten sich Ihr Chef einfallen lässt, der jeweilige Sachbezug muss nicht steuerlich angesetzt werden, wenn der Wert aller Sachbezüge zusammengerechnet nicht mehr als 44 Euro im Monat beträgt. Sollte die Summe jedoch höher als diese Zahl sein, muss sie komplett versteuert werden. Andererseits dürfen "übrige" Werte - wenn der Arbeitgeber z.B. in einem Monat einen Gutschein im Wert von 30 Euro verschenkt - nicht in einen Folgemonat übertragen werden.

Wann fällt die Kostenübernahme von Verpflegung und Übernachtung auf Reisen in die Kategorie "Sachbezüge"?

Zwar handelt es sich seit der Reisekostenreform aus dem Jahr 2014 bei den Themen "Sachbezüge" und "Reisekosten" um vollkommen unterschiedliche Inhalte, dennoch kann es hierbei zu zwei wichtigen Überschneidungen kommen. Da einem reisenden Beschäftigten erst ab einer Abwesenheitsdauer (gemessen an der heimischen Wohnung) von mindestens acht Stunden eine Verpflegungspauschale zusteht, gilt jede vom Arbeitgeber übernommene Mahlzeit davor als Sachbezug. Das heißt, wenn der Mitarbeiter bei einer Dienstreise keinen Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand hat, muss in solchen Fällen der Sachbezug innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuert werden. Für das Frühstück beträgt dieser Wert im Jahr 2019 1,77 Euro und für das Mittag- bzw. Abendessen 3,30 Euro.

Auch die Übernachtung während einer Geschäftsreise kann im Einzelfall der Kategorie "Sachbezüge" zugeordnet werden. Das ist dann der Fall, wenn der Arbeitgeber statt eines Hotels beispielsweise eine kostenlose Unterkunft vor Ort, etwa ein Zimmer im Lehrlingswohnheim zur Verfügung stellt.