Lösungen für die Reisekostenabrechnung

Spesensätze

Geschäftsreise außerhalb Deutschlands geplant? Wir informieren Sie für Ihre Reisekostenabrechnung über aktuelle Spesensätze im Ausland.

Verpflegungsmehraufwand während einer Geschäftsreise? Das sind die Spesensätze im Ausland!

Es ist kein Geheimnis, dass Verpflegung, Unterkunft und sonstige Reisekosten während einer Geschäftsreise vom Arbeitgeber getragen werden. Wissenswert ist jedoch, dass sich die Spesensätze im Ausland deutlich von den Pauschalen in Deutschland unterscheiden. Zudem gibt es keine einheitlichen Spesensätze im Ausland, sondern vielmehr differieren diese von Land zu Land. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Bestimmungen des Verpflegungsmehraufwands erläutern und Sie darüber informieren, wie Sie Ihre Reisekosten korrekt berechnen.

Die Auslandspauschalen – oder eben Spesensätze im Ausland – werden jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegt. Sie beziehen sich auf die Kosten für die Verpflegung, die dem Geschäftsreisenden aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen respektive erstattet werden. Positiv für den Arbeitnehmer ist, dass er das das sogenannte Tagegeld (auch "Auslöse" oder "Auslösung") nicht durch aufgehobene Rechnungen belegen muss. Stattdessen handelt es sich hierbei um feste Pauschbeträge, sodass der Geschäftsreisende beim Restaurantbesuch genau weiß, welche Summe ihm zur Verfügung steht.

Reisekosten berechnen – Auslandspauschalen korrekt angeben

Steht demnächst wieder eine Geschäftsreise an? Damit auch Sie in der Abrechnung Ihrer Reisekosten stets die richtigen Auslandspauschalen eintragen, möchten wir Ihnen anhand eines Beispiels erläutern, wie sich der jeweilige Verpflegungsmehraufwand berechnet. Dann geht Ihnen das ganze leicht von der Hand, vor allem, wenn Sie sich bei der Gelegenheit auch mal unsere exklusive Travel-Management-Software anschauen!

Nehmen wir an, Sie haben einen Auftrag, ein Meeting oder einen sonstigen Termin für Ihren Arbeitgeber in London wahrzunehmen, der insgesamt drei Tage dauert. Ihre (rein geschäftliche) Reise beginnt am ersten Tag um 18:30 Uhr und während des zweiten Tages halten Sie sich ausschließlich bei einer Konferenz auf. Am dritten Tag erreichen Sie gegen 17:30 Uhr Ihre eigenen vier Wände. Hieraus ergibt sich folgender Sachverhalt:

  • Tag 1:Am Anreisetag ist eine weitere zeitliche Betrachtung nicht notwendig, sodass 41 Euro Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden können.
  • Tag 2:Für die ganztägige Abwesenheit von der Heimstätte (0 bis 24 Uhr) stehen dem Geschäftsreisenden 62 Euro zu.
  • Tag 3:Da der Reisende mehr als acht Stunden (17,5 Stunden) fern der Heimat ist und es sich ohnehin um den Abreisetag handelt, können für den dritten Tag wieder 41 Euro Tagegeld angesetzt werden.

Sie sehen: An- und Abreisetage werden aufgrund der verkürzten Aufenthaltsdauer anders behandelt als sogenannte Zwischentage. Wichtig ist, dass nicht etwa die Gesamtsumme der Stunden Ihres Aufenthaltes zusammengezählt, sondern jeder Tag einzeln betrachtet wird. Zudem gilt die Zeitberechnung für den Zeitraum, der zwischen dem Verlassen und Betreten der eigenen Wohnung liegt. Für unser Beispiel könnte der Arbeitnehmer demzufolge insgesamt 144 Euro an Verpflegungsmehraufwand bei seinem Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung geltend machen. Beachten Sie jedoch, dass sonstige Leistungen, wie zum Beispiel ein vom Arbeitgeber gebuchtes Frühstück im Hotel, den täglichen Verpflegungsmehraufwand verringern würden.

Weitere Details über die Berechnung der Reisekosten – bezüglich der Auslandspauschalen – sowie alle Spesensätze für das jeweilige Ausland finden Sie im Dokument "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018" vom BMF. Dies enthält die Pauschbeträge von 180 Ländern und steht Ihnen zum kostenlosen Download auf unserer Homepage zur Verfügung.