Vereinfachung der Reisekostenabrechnung durch interne Richtlinien
Führen Sie ein Unternehmen, in dem Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschäftliche Termine außer Haus wahrnehmen? Dann gilt es, in den Bereichen der Verpflegungsmehraufwände, Übernachtungskosten und Beförderungs- sowie Reisenebenkosten stets den Überblick zu bewahren. Um die allgemeine Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, bieten sich Richtlinien an, die für alle Beschäftigten verbindlich gelten und dementsprechend einzuhalten sind. Stellen Sie klare Vorgaben auf, damit die Abläufe rund um Beantragung, Durchführung und Kostenerstattung keine Komplikationen hervorrufen!
Ob die Führungskräfte zur Intensivierung einer Geschäftspartnerschaft zum Meeting ins Ausland fliegen, der Vertriebsmitarbeiter in verschiedenen Städten der Akquise nachgeht oder der Monteur einen Wartungsauftrag beim Kunden ausführt – Dienstreisen können diverse Ziele zur Grundlage haben. So unterschiedlich die Gründe für die Reisen sind, so verschieden können auch die Rahmenbedingungen wie Dauer, Verpflegung und Verkehrsmittel sein. Vor allem, wenn Ihre Angestellten die Reisekostenabrechnung selbst erstellen, lohnen sich klare Richtlinien. Denn dadurch können Sie direkt Einfluss auf die Reisegewohnheiten Ihrer Mitarbeiter nehmen, Kosten reduzieren, Sparpotenziale aufdecken und die Grundlage zur Erstattung der Reisekosten schaffen.
Reisekostenabrechnung: Welche Inhalte sollten die Richtlinien enthalten?
Neben grundsätzlichen Vorgaben, die die Planung im Voraus der Reise betreffen (Kann eine Telefonkonferenz die geplante Reise ersetzen? Welcher Zeitrahmen wird für die Reise angedacht? Wie sieht das Genehmigungsverfahren aus? Wer übernimmt die Buchung der Verkehrsmittel und Übernachtungsmöglichkeiten? Sind Belege für Spesen nötig oder legt man Pauschalen fest?), sollten vor allem für die Reisekostenabrechnung selbst Richtlinien entworfen werden. Diese könnten festlegen, welche entstandenen Kosten der Reisende erstattet bekommt:
- Beförderungskosten: Flug (Übergepäck, Klasse), Bahn, Taxi, privater Pkw oder Mietwagen, Flughafen- und Anreisegebühren, Mautgebühren, Parkticket
- Aufenthaltskosten: Art der Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Trinkgelder
- Reisenebenkosten: ärztliche Untersuchungen und Impfungen, Visa, Beschaffung des Reisepasses, Reinigungskosten.
Darüber hinaus profitieren Sie davon, Ihren Mitarbeitern eine Frist zu setzen, die vorgibt, wann die Abrechnung eingereicht werden muss. Wichtig ist, dass Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen an dem Entwurf der Reiserichtlinien beteiligen, damit sich niemand übergangen fühlt. Übrigens: Wenn Sie die Abrechnungen sämtlicher Reisekosten in Ihrem Unternehmen für alle Beteiligten noch übersichtlicher, einfacher und zeitsparender gestalten möchten, empfehlen wir Ihnen, die exklusive Travel-Management-Software von BBS zu verwenden. Darin können Sie selbstverständlich auch Ihre firmenspezifischen Richtlinien integrieren und anschließend alle zu erstattenden Kosten vom Programm berechnen lassen.