Reisekostenabrechnung fehlerlos einreichen, wie geht das?

Sobald Angestellte zum ersten Mal im Auftrag ihres Chefs bzw. des Unternehmens verreisen sollen, entsteht für viele auch der erste Kontakt mit einer Reisekostenabrechnung. "Wie geht das?", "Wie viel Geld darf ich für Kost und Logis ausgeben, ohne den Rahmen zu sprengen?" oder "Muss ich etwa alle Belege behalten und einreichen?" – all das sind Fragen, die sich Mitarbeiter möglicherweise stellen. Damit Sie keine Berührungsängste vor der Abrechnung Ihrer Reisekosten haben müssen, möchten wir die oben genannten und weitere mögliche Fragen hier für Sie beantworten.

Berufliche Reisekosten sind definiert als Aufwendungen, die in konkretem Zusammenhang mit dem betriebsbedingten Transfer und Aufenthalt außerhalb der sogenannten "ersten Tätigkeitsstätte" erfolgen. Zu den Dienstreisen zählen zum Beispiel Messebesuche (als Gast und Aussteller), Schulungen, Weiterbildungen, Vertragsverhandlungen und -abschlüsse mit Geschäftspartnern oder die Akquise von Neukunden. Während des Aufenthalts in der Ferne, der sowohl eintägig als auch mehrtägig sein kann, muss der Arbeitnehmer alle Kosten in der Regel zunächst selbst tragen. Die Erstattung der vorgestreckten Kosten kann er allerdings unmittelbar nach Beendigung der Reise durch das Einreichen seiner Reisekostenabrechnung beantragen. Aber wie geht das? Mit unserer Hilfe ganz einfach: Als Experte mit mehr als 30 Jahren Berufserfahrung empfehlen wir Ihnen, die Travel-Management-Software von BBS zu verwenden. Diese ermöglicht den gesamten Workflow von der Antragstellung bis zur Rückerstattung der Kosten für Arbeitgeber und -nehmer auf elektronischer Basis. Für diesen Zweck enthält das Programm nicht nur alle gesetzlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände (im In- und Ausland), sondern ist darüber hinaus äußerst benutzerfreundlich und mit unternehmenseigenen Richtlinien erweiterbar. Wir vereinen ausgereifte Software mit modernster Technologie! Statt sich mit unübersichtlicher Zettelwirtschaft und eigenem Anlegen von Tabellen zu beschäftigen, können Sie in unserer webbasierten Lösung mit geringem Zeitaufwand Ihre Daten eintragen und diese sofort an Ihren Arbeitgeber übermitteln.

Wie werden Reisekosten berechnet?

Um Ihnen die Frage "Wie werden Reisekosten berechnet?" zu beantworten, möchten wir im Folgenden gerne ein Beispiel anbringen. Zunächst erläutern wir Ihnen jedoch, welche Ausgaben Sie nach der Geschäftsreise von Ihrem Arbeitgeber zurückerstattet bekommen können. Dazu gehören:

• Fahrtkosten der An- und Abreise: öffentliche Verkehrsmittel (Flug, Bahn, Taxi), eigener Pkw, Mietwagen, Park- und Mautgebühren
• Verpflegungsmehraufwand: wird pauschal abgerechnet und ist abhängig von der Länge der Abwesenheit und dem Reiseziel (In- oder Ausland)
• Übernachtungskosten: in Absprache mit dem Arbeitgeber (pauschal oder über Belege)
• Nebenkosten: beispielsweise Telefonate, Versicherungen, Eintrittskarten, Visa, Impfungen.

Wichtig ist, dass Sie sämtliche Belege sammeln und Ihrem Arbeitgeber zusammen mit der Abrechnung einreichen. Das gilt allerdings nicht für Ihre Verpflegungskosten, da hierfür jedes Jahr Pauschbeträge vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt werden.

Nun aber konkret zur Frage "Wie werden Reisekosten berechnet?": Nehmen wir an, ein Angestellter reist innerhalb Deutschlands mit seinem eigenen Pkw von seiner Arbeitsstätte zu einer Tagung, wobei die Gesamtstrecke der Hin- und Rückfahrt 300 Kilometer beträgt. Zudem hat er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber vorab bereits ein Hotel gebucht. Seine Abwesenheitsdauer liegt bei insgesamt 60 Stunden (Montag, 8 Uhr, bis Mittwoch, 20 Uhr). Die Übernachtungskosten (ohne Frühstück) betragen 155 Euro. Dann ergibt sich daraus folgende Rechnung:

• Bei Fahrten mit dem Pkw werden pauschal 0,30 Euro pro Kilometer berechnet. Die Höchstgrenze liegt allerdings bei 130 Euro, und Verschleiß sowie Kraftstoff sind bereits inbegriffen. Laut Beispiel stünden unserem Arbeitnehmer 90 Euro zu (300 x 0,3 = 90).
• Der aktuelle Verpflegungsmehraufwand für Inlandsreisen liegt gemäß den Richtlinien des BMF für eine Abwesenheitsdauer von 24 Stunden bei 28 Euro und für einen Zeitraum ab acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei 14 Euro. Das heißt, der Dienstreisende aus dem Beispiel bekäme für den Anreisetag (Montag) 14 Euro, für den vollständigen Aufenthalt am Dienstag 28 Euro und für den Abreisetag (Mittwoch) wieder 14 Euro = 56 Euro.
• Die Übernachtungskosten von 155 Euro werden vollständig übernommen.

Zusammengerechnet ergeben sich nun also insgesamt 301 Euro, die der Arbeitnehmer als steuerfreie Einnahmen geltend machen könnte.