Lösungen für die Reisekostenabrechnung

Verpflegungskostenmehraufwand – aktuelle In- und Auslandspauschalen verwenden

Da Sie während einer Geschäftsreise im Auftrag Ihres Arbeitgebers unterwegs sind und die Dauer Ihres Aufenthaltes als Arbeitszeit angesehen wird, ist es nur logisch, dass Verpflegung, Unterkunft und sonstige anfallende Reisekosten vom Unternehmen getragen werden. Geht es dabei konkret um den Verpflegungskostenmehraufwand, ist es gut zu wissen, dass zur einfacheren Berechnung gesetzlich festgelegte Pauschalen bestehen. Diese sind jedoch nicht einheitlich, sondern unterscheiden sich von Land zu Land.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jedes Jahr aufs Neue eine aktualisierte Liste mit den jeweiligen sogenannten In- und Auslandspauschalen. Sie beziehen sich auf den Verpflegungskostenmehraufwand, also die Kosten, die dem Geschäftsreisenden für die täglichen Mahlzeiten aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen respektive im Anschluss erstattet werden. Diese Regelung enthält für den Arbeitnehmer den positiven Nebeneffekt, dass er das sogenannte Tagegeld nicht durch aufbewahrte Rechnungen belegen muss. Stattdessen weiß der Geschäftsreisende aufgrund der festen Pauschbeträge bei jedem Restaurantbesuch, Snack oder Frühstück in der Hotelgastronomie, welche Summe ihm für den gesamten Tag zur Verfügung steht.

Wie setzt sich der Mehrverpflegungsaufwand zusammen? Eine Beispielrechnung!

Damit auch Sie in der künftigen Reisekostenabrechnung Ihren Mehrverpflegungsaufwand korrekt berechnen bzw. eintragen können, möchten wir Ihnen mithilfe des folgenden Beispiels eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung stellen. Hierdurch werden Sie sehen, dass es sich um eine unkomplizierte Prozedur handelt. Wenn Sie die Berechnung sogar noch einfacher gestalten möchten, empfehlen wir Ihnen, unsere exklusive Software zur Reisekostenabrechnung zu verwenden!

Nehmen wir an, Ihr Arbeitgeber bittet Sie, einen Termin – sei es ein Meeting, Seminar oder eine Kundenberatung – in Paris wahrzunehmen. Ihre (rein geschäftliche) dreitägige Reise beginnt am ersten Tag um 16:30 Uhr und endet am dritten Tag gegen 18:30 Uhr mit dem Betreten Ihrer eigenen vier Wände. Hieraus ergibt sich folgender Berechnungszeitraum:

  • Tag 1/Anreisetag: Eine weitere zeitliche Betrachtung ist am Anreisetag nicht notwendig, sodass 39 Euro Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden können.
  • Tag 2: Für die ganztägige Abwesenheit von der Heimstätte (0 bis 24 Uhr) stünden Ihnen 58 Euro zu.
  • Tag 3/Abreisetag: Da es sich um den Abreisetag handelt, können für den dritten Tag wieder 39 Euro Tagegeld angesetzt werden.

An- und Abreisetage werden aufgrund der verkürzten Aufenthaltsdauer anders behandelt als sogenannte Zwischentage. Zudem erhalten Sie an Tagen mit einer Abwesenheitsdauer ab acht und bis zu maximal 24 Stunden denselben Betrag wie am An- und Abreisetag. Zu betonen ist, dass nicht etwa die Gesamtsumme aller Stunden Ihres Aufenthaltes zusammengezählt werden, sondern jeder Tag einzeln betrachtet wird. Für die beispielgebende Paris-Reise könnte der Arbeitnehmer demzufolge insgesamt 136 Euro an Verpflegungskostenmehraufwand bei seinem Arbeitgeber anrechnen lassen. Beachten Sie jedoch, dass sonstige Leistungen, wie etwa ein vom Unternehmen gebuchtes Hotelfrühstück, die täglichen zu erstattenden Kosten mindern würden.

Detaillierte Informationen, auch zu den Pauschbeträgen des Inlands, finden Sie im Dokument "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018" vom BMF, das wir Ihnen zum kostenlosen Download auf unserer Homepage zur Verfügung stellen. Es gibt Auskunft über die Auslandspauschalen von insgesamt 180 Ländern weltweit.